La Estrategia es… “Un Papelito”

A TRES COLUMNAS

La Estrategia es… “Un Papelito”

“Un papelito” que evidencie ante terceros  la ejecución de todos y cado uno de los pasos que debían hacerse, según las normas jurídicas. La evidencia de que se ha realizado todo lo exigido, y como aquel famoso comercial venezolano de cigarrillo “un poquito más”. (Delia Dorta. 1979).

Como Sujeto Obligado conocer el ordenamiento jurídico es su obligación, aplicarlo es su deber, ahora, aplicarlo con esmero y dedicación, es sólo su decisión.

En un mundo donde la piratería, el fraude, el contrabando, la corrupción y la evasión fiscal,  son noticia día a día con mayor frecuencia, lo cual no quiere decir que el tráfico ilegal de armas, drogas, personas y/o órganos, ya no se esté realizando; el Sujeto Obligado quien en más de una oportunidad tendrá clientes asociados a estos delitos, no puede descuidarse, no puede acostumbrase y lo más difícil será reconocer que no puede detectarlos a todos. Si además, es un Sujeto Obligado que vive en un país como Venezuela con control de cambio y/o importantes restricciones para la compra y venta de divisas, no puede relegarse, no puede dejar de hacer negocios, y una vez más tendrá que aceptar que no puede detectarlos a todos.

Entonces, cada “papelito” que genere en su Organización en el desarrollo de los distintos procesos del negocio, será útil para evidenciar su actuación ante terceros: auditores, regulador o fiscal.

Recordemos el fin último de un Sujeto Obligado en esta materia: Efectuar un Reporte de Actividad Sospechosa (RAS) de manera oportuna, esto es antes que el caso sea detectado por las autoridades o reseñado en los medios de comunicación.

Y ese RAS debe llevar adjunto toda la documentación del cliente y las operaciones que realizó, una vez más “un papelito”, aquel que surge cuando cada empleado del Sujeto Obligado cumple con los procesos aprobados por la Organización.

Quizás se esté preguntando, si remito un RAS y luego ese cliente resulta involucrado en actividades ilícitas, ¿estoy bien librado?, ¿no tendré responsabilidad? Y si no he hecho el RAS y resulta que mi cliente está relacionado con actividades ilícitas, ¿estoy mal librado?, ¿seré sancionado?

Cualquier experto en la materia, le responderá: Todo Depende, depende de, sí aplicó las normas: elaborando un Manual, haciendo que los empleados lo conozcan y cumplan, implantando sistemas electrónicos para monitorear clientes, designando un Oficial de Cumplimiento y demás personal calificado y dictando  capacitación a todo el personal, por mencionar los deberes principales. Todo depende, sí hizo lo que debía “y un poquito más”.

Así que sí hizo todo lo que debía y Reportó al cliente oportunamente, tendrá “los papelitos” que evidencian ante terceros el cumplimiento de las obligaciones. Y sí hizo todo lo que debía y no Reportó al cliente, porque haciendo su mayor y mejor esfuerzo en la aplicación de las normas, no se revelaron señales de alerta, o elementos de riesgo en materia de lavado o blanqueo y/o financiación al terrorismo, también seguramente contará con todos los “papelitos” que le permitan evidenciar la observancia de sus deberes.

En ambos casos, debe contar con la evidencia de lo que ha realizado, “un papelito”, o mejor dicho, varios de estos, que conformarán la documentación que le permitirá demostrar ante el regulador, auditor y si es el caso ante un fiscal en el tribunal, que hizo todo lo que debía y podía hacer, para que su Organización no fuera un medio de legitimar capitales, lavar dinero, blanquear capitales, lavar activos  y/o financiar al terrorismo. Y que si “lavaron la plata”, fue porque el legitimador no reveló indicios, señales de alerta, ni mucho menos sospechas, ante sus “ojos” o lo que es lo mismo por medio de sus controles. Y no fue que “lavaron la plata” porque los empleados o directores fueron negligentes, imprudentes, inexpertos o no observaron las normas jurídicas, es decir, no hicieron lo que debían hacer.

Estobeo (Filósoso Griego, autor de Antología de extractos, sentencias y preceptos) decía  que “desgraciadamente la opinión tiene más fuerza que la verdad”, pero en cuanto a demostrar que como Sujeto Obligado realizó todo lo que debía y podía hacer para que no ingresaran capitales ilegales, que la opinión del regulador, auditor y/o fiscal tenga más fuerza que la verdad (las razones por las que “lavaron la plata”), no será una desgracia, será una catástrofe que involucra mayores gastos administrativos, pérdida de activos, reputación y hasta la libertad.

Concentrémonos en la parte de “aplicar con esmero las normas, es sólo su decisión”. ¿Decisión de quién? Evidentemente del director y/o empleado del Sujeto Obligado que le corresponde, revisar y aprobar  políticas y controles internos, así como, vincular clientes, generar negocios con un tercero o, registrar operaciones de clientes.

En la realización de cada una de estas actividades, el empleado debe seguir las políticas, normas y procedimientos establecidos por escrito y aprobados por las instancias que correspondan; por ello debe deben estar claramente determinadas las tareas y responsabilidades que cada uno debe seguir, lo cuál dependerá única y exclusivamente de la persona que ejecuta la tarea, quien tiene la responsabilidad de decidir sí las cumple o no: sacar la copia de la identidad, ser diligente en revisar que todos los formatos de la operación o, la vinculación, constituir el expediente de cliente respectivo, será su decisión. Y será su decisión hacerlo con esmero o no.

Entonces, si no existe “el papelito” que evidencie el cumplimiento del ordenamiento jurídico vigente, es porque “Alguien” no fue diligente, no se esmeró, no cumplió con su deber de consignar la documentación, solicitar la documentación o, procesar la operación con los debidos recaudos y/o requisitos.

La recomendación para el Oficial de Cumplimiento y el personal de ésta área es que hagan de la capacitación y la difusión de información, su principal carta de presentación, para sensibilizar a empleados y directores sobre la importancia de conocer el ordenamiento jurídico, aplicarlo y aplicarlo con esmero y dedicación.